040 – 238 05 10De digitalisering van de samenleving werkt ook door in de totstandkoming van en omgang met overeenkomsten. Waar in het verleden vaak in een persoonlijk gesprek werd onderhandeld, vinden veel onderhandelingen tegenwoordig op afstand plaats (telefonisch, per e-mail of via beeldbellen). Ook de ondertekening gebeurt vaak niet meer in elkaars aanwezigheid. Wie herkent niet de situatie dat een overeenkomst wordt ondertekend, gescand en rondgestuurd? En voor zover partijen de overeenkomst in elkaars aanwezigheid hebben ondertekend, wordt dit document in toenemende mate vernietigd, omdat het toch al is gescand (om op die manier (archief)ruimte te besparen).
Zolang er tussen partijen geen geschillen ontstaan over (de uitvoering van) de overeenkomst, is die werkwijze prima. Zodra er echter discussies tussen partijen ontstaan, kan dit vervelend uitpakken.
De overeenkomst ontstaat door wilsovereenstemming
Anders dan veel mensen denken, is schriftelijke vastlegging geen voorwaarde voor de totstandkoming van de overeenkomst. De overeenkomst komt tot stand zodra er tussen partijen wilsovereenstemming bestaat. Ter illustratie: als u aan de bar in het café vier vingers opsteekt en de barman u toeknikt, hebt u een rechtsgeldige overeenkomst gesloten voor de koop van vier pilsjes. Bij zulke overeenkomsten heeft een schriftelijke vastlegging vaak geen meerwaarde.
De functie van een schriftelijke vastlegging
Voor complexere overeenkomsten ligt dit vaak anders. Dan is het handig om de afspraken goed vast te leggen. Als dan achteraf (bij de uitvoering of zelfs nadien) discussies ontstaan, is er een document waarop kan worden teruggevallen.
Akten hebben een bijzondere bewijswaarde
Zodra een document door partijen is ondertekend en als doel heeft om als bewijs te kunnen dienen, spreekt men over een (onderhandse) akte. Een dergelijk document heeft juridisch een bijzondere bewijsrechtelijke positie. Een dergelijke akte heeft namelijk dwingende bewijskracht. Dat betekent dat de rechter op grond van de wet gehouden is om ervan uit te gaan dat het de gemaakte afspraken correct weergeeft, tenzij het tegendeel wordt aangetoond. Hoewel de wederpartij vervolgens dus het recht heeft om tegenbewijs te leveren, blijkt dat in de praktijk vaal heel moeilijk (zo niet onmogelijk).
De natte handtekening
Over het algemeen wordt aangenomen dat er alleen sprake is van een akte, indien het betreffende document voorzien is van een natte handtekening. Bij een digitaal document zal namelijk nauwelijks tot niet kunnen worden gecontroleerd of de handtekening daadwerkelijk op het document was geplaatst (dit is alleen anders voor de gekwalificeerde elektronische handtekening). Een digitale versie van een overeenkomst heeft bewijsrechtelijk dus een beduidend mindere waarde dan een versie die voorzien is van een natte handtekening.
Ons advies
Zorg dat u van belangrijke overeenkomsten een versie ontvangt waarop de natte handtekening van uw contractpartner staat en bewaar deze goed. U weet nooit wanneer dat van pas kan komen.
Hebt u over de totstandkoming, uitleg en/of uitvoering van een overeenkomst vragen, dan bespreken wij graag wat wij voor u kunnen betekenen.