040 – 238 05 10
Algemene voorwaarden
Elke zichzelf respecterende onderneming hanteert tegenwoordig algemene voorwaarden. Op zich is dat ook logisch; de voordelen ervan zijn legio, terwijl er eigenlijk geen nadelen te bedenken zijn.
De van toepassing verklaring gaat vaak fout
Wat opvalt, is dat ondernemers vaak veel tijd en moeite investeren in het opstellen van de algemene voorwaarden, maar vervolgens weinig tot geen aandacht besteden aan de van toepassing verklaring ervan, of dit na verloop van tijd laten “versloffen”. Op dat gebied gaat het dan ook vaak mis; wat bijzonder jammer is, omdat dat ertoe kan leiden dat op de algemene voorwaarden geen beroep (meer) kan worden gedaan.
Van toepassing verklaren: hoe zat het ook al weer?
Algemene voorwaarden zijn van toepassing wanneer ze op de overeenkomst van toepassing zijn verklaard.
Wanneer de overeenkomst mooi schriftelijk is vastgelegd in één document, valt dit over het algemeen gemakkelijk te controleren.
Lastiger wordt het wanneer partijen in het voortraject over en weer prijs-opvragen en offertes naar elkaar hebben toegezonden (met verwijzingen naar hun eigen algemene voorwaarden) en de werkzaamheden vervolgens worden uitgevoerd zonder dat de afspraken nog helder in één door beide partijen ondertekend document worden bevestigd.
In die gevallen rijst de vraag of (en, zo ja, welke) algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn.
In Nederland wordt uitgegaan van de zogenoemde “first shot-theorie”; de algemene voorwaarden zijn van toepassing van de contractspartner die als eerste naar zijn algemene voorwaarden verwezen heeft. Vaak is dit de contractspartner die de offerte heeft aangevraagd (de “inkoper”).
De algemene voorwaarden van de andere partij worden pas van toepassing, nadat die de algemene voorwaarden van zijn contractspartner nadrukkelijk van de hand gewezen heeft én zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard. Over het algemeen wordt aangenomen dat een voorgedrukte standaardbepaling op het briefpapier of in de algemene voorwaarden daarvoor niet volstaat.
De verstrekking van algemene voorwaarden tussen Nederlandse bedrijven
Het is een feit van algemene bekendheid dat partijen eigenlijk nooit (of hoogstens zeer zelden) elkaars algemene voorwaarden doorlezen. Ook de wet onderkent dit, gezien de bepaling dat algemene voorwaarden ook van toepassing zijn wanneer de contractspartner de inhoud daarvan niet kende.
Ter bescherming van de contractspartner dient de gebruiker de algemene voorwaarden voorafgaand aan of uiterlijk ten tijde van totstandkoming van de overeenkomst te verstrekken. Met de term “verstrekken” bedoelt de wetgever ook heel concreet “ter hand stellen”; anders gezegd: fysiek overhandigen.
Wanneer de algemene voorwaarden niet uiterlijk bij de totstandkoming van de overeenkomst ter hand zijn gesteld, zijn deze in beginsel vernietigbaar. Dat wil zeggen dat de contractspartner naderhand kan besluiten om de algemene voorwaarden buiten werking te stellen.
Op deze vernietigingsbevoegdheid kan evenwel geen beroep worden gedaan door de contractspartner die (1) zijn laatste jaarrekening openbaar heeft gemaakt, (2) gebruik maakt van de concernvrijstelling inzake de jaarrekeningplicht of (3) meer dan 50 werknemers in dienst heeft.
Bij de keuze tussen enerzijds de bescherming van deze contractspartners (tegen bepalingen in algemene voorwaarden die zij niet kennen) en anderzijds de rechtszekerheid van de gebruiker (dat zijn algemene voorwaarden van toepassing zijn), heeft de wetgever in die gevallen voor de rechtszekerheid van gebruiker gekozen.
Dergelijke (grotere) contractspartners zijn dan ook aan algemene voorwaarden gebonden, zelfs wanneer ze geen kennis hebben kunnen nemen van de algemene voorwaarden, omdat die niet verstrekt zijn. De gedachte hierachter is dat dergelijke (grotere) ondernemingen voldoende professionele kennis in huis hebben, om te weten dat ze algemene voorwaarden moeten opvragen, wanneer die niet direct ter hand worden gesteld.
De forumkeuze in internationale contracten
Wanneer Nederlands recht op de overeenkomst van toepassing is, is het vorenstaande ook van toepassing op internationale contracten, echter met één belangrijke uitzondering: te weten het forumkeuzebeding.
In een forumkeuzebeding worden de rechters van een bepaald land (of zelfs de rechters van een specifieke rechtbank) exclusief bevoegd verklaard.
Door een dergelijk beding wordt de rechtszoekende vaak de toegang ontnomen tot de rechter die op grond van de wet eigenlijk bevoegd zou zijn. In de meeste gevallen kiest de gebruiker met het forumkeuzebeding voor de rechter van zijn eigen woonplaats, waarmee de contractspartner afstand doet van de rechter van diens woonplaats. Zeker in internationale verhoudingen kan dit grote gevolgen hebben. Denk aan een Grieks bedrijf dat in Nederland moet procederen, of een Nederlands bedrijf dat in Griekenland moet procederen.
Vanwege deze belangen die voor partijen op het spel staan, is binnen de Europese Unie bepaald dat een forumkeuze alleen via algemene voorwaarden kan worden overeengekomen, wanneer beide partijen (schriftelijk) instemmen met de toepassing van de algemene voorwaarden én de algemene voorwaarden voor de totstandkoming van de overeenkomst fysiek zijn uitgewisseld.
Wat u dus moet doen?
Als u het risico wilt vermijden dat uw algemene voorwaarden niet van toepassing zijn, is het verstandig om de algemene voorwaarden steeds goed op de overeenkomst van toepassing te verklaren én deze fysiek te verstrekken. De ervaring leert dat de mooie theorie vaak niet zo gemakkelijk kan worden toegepast in de praktijk. Desgewenst kijken wij graag met u mee of uw werkprocessen op dit vlak met een paar makkelijke ingrepen snel kunnen worden verbeterd.
#Algemenevoorwaarden